ניהול חברות קטנות ובינוניות ומדדים לניהולן

"לא ניתן לנהל את מה שלא ניתן למדוד." אחד הקשיים הגדולים ביותר שעומדות בפני חברות קטנות ובינוניות הוא הבנת חשיבות הממשל.

לרוב המוחלט אין מושג על עלויותיהם, תוצאותיהם ואינם יכולים למדוד את השלכות הפעולות והשינויים שנעשו על מנת להשתפר.

כולם, לא משנה כמה הם קטנים, מייצרים מידע (הם מחייבים חשבוניות, קונים, משלמים, אוספים, הופכים חומרים או מספקים שירות), גם כאלה שאין להם מערכת ניהול חשבונאות.

הבעיה נעוצה בשימוש במידע זה.

אם לא מובנת את המטרה הבסיסית של הממשל, סביר להניח כי יטופלו במספרים אינסופיים שאינם משמעותיים ואינם משקפים את מציאות החברה.

על רואי החשבון להיות אחראיים על הפקת והצגת מידע זה ככלי, אך בדרך כלל זה לא המקרה. (ראו רואה החשבון הציבורי בעסקים קטנים ובינוניים, מאמר של אותו כותב).

מטרת המינהל

המטרה הבסיסית והסיבה להיותה של הממשל היא ליצור מידע.

ויש לייצר מידע זה בשני כיוונים:

"מהחברה החוצה", הוא המידע שמטופל בדרך כלל, ובאופן טוב מאוד, הוא מיועד לארגונים חיצוניים (בנקים, משרד מס, ממשלה וספקים) כגון החזרי מס, מאזנים, הצהרות על מצב כספי וכו '.. בעניין זה, רואי החשבון מוכשרים לטפל ביעף זה של מידע באופן יעיל ביותר.

"לקראת פנים החברה", כלומר שימוש במידע ככלי החלטה. לשם כך יש להציג אותו באופן שמראה לנו את התוצאות האמיתיות של ההנהלה.

ישנם כמה אינדיקטורים שחשוב לדעת בכדי לקבל החלטות, שגם להם שתי מטרות:

תן לנו תוצאות ניהול

- צור פעולות תיקון או שיפור.

- משוואה בסיסית של החברה

זו משוואה מאוד פשוטה שנותנת לנו כלים לשיפור והתוצאות העסקיות.

מספר הלקוחות האפשריים

(בסיס נתונים או מספר לקוחות שיכולים לקנות מאיתנו)

איקס

שיעור הגבייה

(% מהלקוחות שקונים מאיתנו במספר הלקוחות האפשריים)

מספר הלקוחות

איקס

מספר הרכישות בשנה ללקוח

(ממוצע רכישות ללקוח בשנה מספר חשבוניות / מספר לקוחות שקנו)

איקס

$ לרכישה

(חיוב ממוצע עבור כל רכישה חיוב / מספר חשבונות)

הכנסה כוללת

איקס

לְהַשִׂיג%

תשואה שנתית

המשוואה הפשוטה הזו, הניתנת ליישום על ארגונים בכל גודל, מספרת לנו על יעילות ניהול החברה.

עלינו לדעת כל אחד מהמספרים הללו בצורה מושלמת.

כך שההנהלה מורכבת מהגדרת יעדי תוספת בכל אחד מהם, מעניין לעשות את התרגיל כדי לראות כיצד הרווחיות השנתית עולה עם 5% לכל אינדיקטור למשוואה הבסיסית של החברה שלנו. זה לא נראה כמו משימה בלתי אפשרית, אלא קל מאוד להשיג אותה, והתוצאות מפתיעות.

בואו נראה כיצד אנו יכולים לייעל כל אחד מהמחוונים הללו.

מספר הלקוחות האפשריים: הם האנשים או החברות שיכולים להזדקק למוצרים או לשירותים שלנו. חיוני שיהיה בסיס נתונים של אלה. פעמים רבות השוק כה רחב, עד כי נראה בלתי אפשרי להכיר את כולם, אך המטרה היא לנסות ללמוד כמה שיותר על הקטע ולראות כיצד אנו עושים כך שמי שלא מכיר את המוצר שלנו יודע שאנחנו קיימים.

מדד לכידת: אחוז הלקוחות שקונים מאיתנו, ביחס ללקוחות אפשריים. כדי להגדיל את המדד הזה עלינו לנסות לדעת את התפיסות ולהציע ללקוחות פוטנציאליים אלו את מה שהם צריכים. בקיצור, מדובר על מדידת מספר הלקוחות החדשים שאנו משלבים. זוהי תוצאה של פעולות השיווק שאנו מחליטים.

מכל פעולות הקידום עלינו למדוד את היעילות, אם זה לא יהפוך להוצאה חסרת תועלת. קל מאוד לשאול לקוחות איך הגיעו אלינו ולרשום את התגובה.

מספר הלקוחות: זה לא פחות או יותר מכלל הלקוחות או בסיסם שקונים מאיתנו.

מספר הרכישות בשנה ללקוח: עלינו לנתח לעומק את בסיס הלקוחות. דע כמה כל אחד קונה אותנו בחודש, ובהתבסס על זה, ראה איזו רווחיות הוא משאיר לנו.

יש מעט מאוד אמיתות מוחלטות בניהול עסקי, ואחת מהן היא האומרת כי "20% מהלקוחות מייצרים עבורנו 80% מהמחזור", ולרוב הם הלקוחות המתעללים בהם ביותר. המטרה היא אם כן, לראות כיצד אנו עושים כך שכל הלקוחות קונים מאיתנו פעמים נוספות.

$ לרכישה: זהו הממוצע של הסכום לכל חשבונית שהונפקה, כלומר ממוצע המכירה לכל לקוח. עלינו להגדיר יעד של עלייה, על ידי העלאת המחירים, אם השוק מאפשר זאת, על ידי הגדלת תדירות השימוש או על ידי מכירת פריטים אחרים.

סך ההכנסה: זהו המחזור השנתי. זהו אינדיקטור שכולם מכירים, אך הגעה לנתון זה מהניתוח של: מספר הלקוחות והממוצע של $ לרכישה עבור כל לקוח מאפשר לנו להנחות פעולות שיפור, ללמוד על שינויים, וכך לשלוט אם הפעולות הללו הגיעו התוצאה הצפויה.

% מהרווח: הרווחיות היא שמשאיר לנו כל פזו לחיוב, בידיעה שמספר זה קשור לדעת על עלויות החברה. פעולות האופטימיזציה של מספר זה קשורות להפחתת עלויות, שיפור רכישות, פריון וכו '.

רווחיות שנתית: זהו: הגירוש של החברה, ניתן להבין כי יזמים רבים אינם יודעים באופן מושלם את המספר הזה.

אם ידוע המספרים של משוואה בסיסית זו, אנו יכולים לתכנן פעולות שיפור ויהיה לנו כלי למדידת תוצאות הפעולות שנעשו.

מקרה אמיתי: אולי זה ישמש להבנה טובה יותר של הפשטות והשימושיות של המשוואה הבסיסית

מספר הסיכויים הידועים 350

איקס

שיעור הלכידה 24.3%

מספר לקוחות פעילים 85

איקס

מספר הרכישות x לקוח לשנה (ממוצע) 7

איקס

$ לחשבונית (ממוצעת) 1,300 $

סך החיוב השנתי 773,500 דולר

איקס

עלייה של 13%

תשואה שנתית 100,555 דולר

אני משאיר לקוראים לבצע את התרגיל של הגדלת כל פרמטר ב -5%, דבר שלא נראה קשה להשיג, ואשר תלוי בנו. אני מקדם את התוצאה, הרווחיות השנתית עוברת ל 139,131 $, כמעט 40,000 $ יותר לשנה !!!

ניתוח עלויות

באופן כללי, חברות קטנות ובינוניות אינן מבינות היטב מהן עלויות התפעול שלהן, הן גם מסבכות את עצמן עם הקריטריונים כיצד לחלק הוצאות עקיפות בכל יחידת מוצרים, והן לעולם אינן יודעות מה הרווחיות שכל מכירה מותירה בהן. הם לא יודעים מהי נקודת הפריצה, וגם לא מה הרווח הנקי של החברה.

ישנן מספר שיטות לניתוח עלויות, אך זו של פשטות רבה יותר, לדעתי, היא עלויות קבועות, עלויות משתנות ותרומה שולית, שהיא זו שאנו מיישמים בכל חברות קטנות ובינוניות שאיתן אנו עובדים. אני מקווה שמומחי העלויות לא נעלבים מהפישוט הזה, המטרה היא שיהיה כלי החלטה פשוט שימושי במיוחד עבור חברות קטנות ובינוניות. אני מאמין כי הטעויות שעלולות להיווצר מפוצעות על ידי פשטות החישוב, וכי הן אינן משפיעות על התוצאה הסופית תוך התחשבות בגודל ובמורכבות של כל חברה.

על מנת להשתמש במערכת חישוב זו עלינו לקבוע קריטריון שהעלויות עליהן נבחן קבועות ואילו משתנים.

עלויות משתנות (קורות חיים): הן אלה שמשתנות עם הכמות המיוצרת, כלומר אם אנו מייצרים יותר, אנו מוציאים יותר, כגון: חומרים, חומרי גלם, אריזה, הפחתת מתים וכל מה שהוא חלק מהמוצר.

עלויות קבועות (CF): הן אלה שיש לנו כל חודש גם אם אנחנו לא מייצרים כלום, כלומר הם אינם תלויים בכמות המיוצרת. משכורות פיקוח ומנהיגות, שכר דירה, מיסים מסוימים, שכר דירקטורים (זכרו כי אלה חייבים להיות חלק מהעלויות) וכל אותן הוצאות כלליות.

קריטריונים: זה עניין של הגדרת קריטריון אילו הוצאות נחשבות קבועות ואילו הוצאות משתנות, הבעיה הגדולה ביותר וזו שמייצרת את הדיון הרב ביותר היא זו של עבודה. בכל המקרים, בעסקים קטנים ובינוניים, אני ממליץ לשקול זאת הוצאה קבועה, מכיוון שבדרך כלל השכר שיש לשלם זהה בכל שבועיים, ללא קשר לייצור אותו.

השירותים (חשמל, גז, טלפון) גם מייעצים לשקול אותם קבועים, אלא אם כן ניתן להקצות חלק מהם באופן אמין לכל יחידת מוצר.

לאחר הגדרת הקריטריונים וכל העלויות ידועות, נוכל לחשב מה הרווחיות של החברה.

שיטת חישוב

שם: עלויות משתנות של קורות חיים

עלויות קבועות CF

מחיר קמעונאי PV

תרומה שולית CM

CM = PV - CV

התרומה השולית היא ההפרש בין מחיר המכירה לבין העלויות המשתנות של כל יחידת מוצר.

התרומה השולית הזו משמשת לתשלום העלויות הקבועות. כאשר סך ה- CM מגיע לשלם את ההוצאות הקבועות, אנו אומרים שאנחנו בנקודת שיווי המשקל, כלומר החיוב שמשלם לנו את ההוצאות מבלי להפסיד או לנצח.

כאשר CM (סה"כ) = CF אנו נמצאים בנקודת שיווי המשקל

ממוצע CM% = ממוצע CM / PV חיוב כולל

אז CM סה"כ = CM% ממוצע x חיוב כולל בסך PV

בנקודת שיווי המשקל

PV (חיוב מאזן כולל) = ממוצע CF / CM%

כך אנו יכולים לקבוע את התרומה השולית לפי מוצר, ולדעת את התרומה השולית הממוצעת של מה שאנחנו מחייבים. עלינו לקבוע גם תרומה שולית מינימלית להגדרת מחירים, תלוי בהוצאות הקבועות שיש לנו ובקלות להגיע לנקודת השבר. זכור תמיד כי המחירים נקבעים על ידי השוק ולא עלויות שלנו, אלא אם מדובר במוצר חדש או מונופול, ובכל זאת השוק תמיד קובע, בהתאם למחיר, את הכמות הניתנת למכירה.

לאחר הגעת נקודת שיווי המשקל, תנאי המסחר שונים, אני יכול להחליט לא להוריד את המחיר, מכיוון שהגעתי כבר למטרה זו, או להפך, להוריד אותם, מכיוון שכל תרומה שולית מעל נקודת שיווי המשקל היא הרווחיות.

מקרה אמיתי: מקרה קונקרטי יכול לעזור להבנת המושג.

זהו יצרן של אביזרי רכב.

עלויות קבועות: עלויות משתנות: מוצר A מוצר B

משכורות 17,500 $ חומרים 12.50 16.70

השכרת 700 $ אריזה 0.22 0.22

לוז, TE $ 2,200 הפחתת מטריצות 0.12 0.12

גז $ 800 תעודת זהות 0.16 0.16

שכר דירקטור 15,000 $ סך הכל 13.00 $ 17.20 $

סה"כ 36,200 $ מחיר מכירה 35.00 $ 40.00 $

מס שולי 22.00 $ 22.80 $

CM% 0.63 0.57

אם נניח שתמהיל המכירות הוא 50% מכל מוצר, CM% הממוצע הוא 0.6