ניהול חשבונות. מדיניות אשראי וגבייה

ביצוע נכון של מדיניות אשראי טובה חיוני לניהול מוצלח של חשבונות חייבים.

על מנת לשמור על לקוחות ולמשוך לקוחות חדשים, מרבית החברות מוצאות לנכון להציע אשראי. תנאי האשראי עשויים להשתנות בין תחומי תעשיה שונים, אך חברות באותו תחום תעשייתי בדרך כלל מציעות תנאי אשראי דומים.

מכירות אשראי, אשר גורמות לחשבונות חייבים, כוללות בדרך כלל תנאי אשראי הקובעים תשלום על מספר ימים מוגדר. למרות שכל החשבונות שאינם חייבים לא נאספים במסגרת תקופת האשראי, רובם מומרים למזומן בפחות משנה; כתוצאה מכך חשבונות חייבים נחשבים כנכסים שוטפים של החברה.

חשבונות חייבים מייצגים את האשראי שהחברה מעניקה ללקוחותיה באמצעות חשבון פתוח

מדיניות אשראי

מדיניות אשראי של חברה קובעת את הטון לקביעת האם וכמה אשראי צריך להעניק ללקוח. על החברה לא רק להתמודד עם תקני האשראי שהיא מציבה, אלא גם עם השימוש הנכון בתקנים אלה בעת קבלת החלטות אשראי.

יש לפתח מקורות מתאימים לשיטות ניתוח וניתוח אשראי. כל אחד מהיבטים אלה של מדיניות אשראי חשוב לניהול מוצלח של חשבונות החברה. ביצוע לקוי של מדיניות אשראי טובה או ביצוע מוצלח של מדיניות אשראי לקויה אינם מניבים תוצאות מיטביות.

תקני אשראי

תקני האשראי של החברה מגדירים את הקריטריונים המינימליים למתן אשראי ללקוח. נושאים כמו הערכות אשראי, הפניות, תקופות שכר ממוצעות ויחסים פיננסיים מסוימים מציעים בסיס כמותי להקמת ואכיפת תקני אשראי.

בעת ביצוע ניתוח התקנים, יש לקחת בחשבון שורה של משתנים מהותיים, כגון הוצאות משרד, השקעה בחשבונות חייבים, אומדן חובות רעים ונפח המכירות של החברה.

הוצאות משרדיות

אם תקני האשראי הופכים גמישים יותר, מוענק אשראי רב יותר. תקני אשראי גמישים מעלים את עלויות המשרד, נהפוך הוא, אם תקני האשראי מחמירים יותר, ניתן פחות אשראי ולכן עלויות יורדות.

השקעות חייבים

יש עלות הקשורה לניהול חשבונות חייבים. ככל שחשבונות החברה הממוצעים חייבים להיות גבוהים יותר, כך הניהול יקר יותר ולהפך. אם החברה הופכת את תקני האשראי לגמישים יותר, יש להעלות את רמת החשבונות הממוצעת, ואילו אם יש מגבלות בתקנים, לכן עליהם לרדת.

לכן יש לנו שתקני האשראי הגמישים יותר גורמים לעלויות טיפול גבוהות יותר וההגבלות בתקנים גורמות לעלויות טיפול נמוכות יותר.

ביצוע לא נכון של מדיניות אשראי טובה או ביצוע מוצלח של מדיניות אשראי לקויה אינם מניבים תוצאות מיטביות

השינויים ברמת החשבונות הקשורים לשינויים בתקני האשראי מגיעים בעיקר משני גורמים, בשונות ביחס למכירות והשני ביחס לאוספים הקשורים זה לזה, מכיוון שצפוי שהמכירות יגדלו. מכיוון שהחברה הופכת את תקני האשראי לגמישים יותר, מה שמביא למספר ממוצע של חשבונות חייבים, אך אם לעומת זאת, תנאי האשראי הופכים להיות פחות גמישים, מעטים מקבלים אשראי על ידי ביצוע מחקר מעמיק בנושא היכולת לשלם, ולכן ממוצע חשבונות חייבים יורד בגלל הירידה במספר המכירות.

לסיכום, שינויים במכירות ובגביות פועלים במקביל לייצור עלויות ניהול חשבונות גבוהות כאשר תקני האשראי הופכים גמישים יותר ומופחתים כאשר תקני האשראי נעשים קפדניים יותר.

הפרשה לחשבונות מסופקים

משתנה נוסף המושפע משינויים בתקני האשראי הוא אומדן חובות רעים. ההסתברות או הסיכון לרכוש חשבון שקשה לאיסוף עולה ככל שתקני האשראי הופכים גמישים יותר ולהיפך, הדבר ניתן גם על ידי לימוד הלקוחות ויכולתם לשלם בטווח הקצר והארוך..

מַחזוֹר

כפי שצוין בפסקאות הקודמות, ככל שתקני האשראי מתגמשים, צפויות המכירות לגדול וההגבלות יורדות, כך שההשפעות של שינויים אלה משפיעות ישירות על עלויות החברה ועל הכנסותיה. ולכן הרווח הצפוי.

הערכת תקני אשראי

כדי לקבוע אם על חברה לקבוע תקני אשראי גמישים יותר, יש לחשב את ההשפעה שיש להם על הרווחים השוליים על המכירות ועל עלות ההשקעה השולית בחשבונות חייבים.

עלות השקעה שולית בחשבונות חייבים

ניתן לחשב את עלות ההשקעה השולית בחשבונות חייבים על ידי קביעת ההפרש בין עלות ניהול חשבונות חייבים לפני ואחרי יישום תקני אשראי גמישים יותר.

ראשית יש לחשב את היחס הכספי של הממוצע לחייבים.

לאחר מכן מחושבת ההשקעה הממוצעת בחשבונות חייבים, ומחשבת את אחוז מחיר המכירה המייצג את עלויות החברה ומכפילה אותה בממוצע חייבים.

לבסוף, יש לחשב את עלות ההשקעה השולית בחשבונות חייבים על ידי ביצוע ההפרש בין ההשקעה הממוצעת בחשבונות חייבים עם התוכנית המוצעת לבין זו הנוכחית.

ההשקעה השולית מייצגת את סכום הכסף הנוסף שעל החברה להתחייב לחשבונות חייבים אם היא תקל על גמישות תקן האשראי שלה.

קבלת החלטות

כדי להחליט אם עסק צריך להפוך את תקני האשראי שלו לגמישים יותר, יש להשוות בין הרווח השולי במכירות לבין עלות ההשקעה השולית בחשבונות חייבים.

אם הרווחים השוליים גדולים מהעלויות השוליות, יש להפוך את תקני האשראי לגמישים יותר; אחרת, אלה שיישמו באותה עת בתוך החברה חייבים להישאר ללא שינוי.

כאשר לקוח רוצה להשיג חומרי גלם, שירותים או משאבים אחרים, הוא פונה לחברות השונות שיכולות לספק לו אשראי, ולכן חשוב שתהיה היסטוריית אשראי טובה, מכיוון שזה המפתח להערכה שנעשתה על ידי מחלקת האשראי של חברת הספקים

בהמשך למחקר המתבצע בניהול יעיל ויעיל של חשבונות חייבים ויישום הכלים שכבר תוארו, ייערך מתווה של הנחות היסוד שחברות מיישמות להעניק אשראי ללקוחותיהן.

לאחר שהחברה קבעה את תקני האשראי שלה, יש לקבוע נהלים להערכת מועמדי אשראי. לעתים קרובות על החברה לקבוע לא רק את היתרונות שיש ללקוח עבור האשראי, אלא גם לחשב את הסכום אליו הלקוח יכול להגיב.

לאחר שהדבר נעשה, החברה יכולה להקים קו אשראי, הקובע את הסכום המרבי שהלקוח יכול לחייב לחברה בכל עת. קווי אשראי נקבעים כדי לבטל את הצורך לאמת אשראי של לקוח מרכזי בכל פעם שרכישה מתבצעת באשראי.

ניתוח אשראי מוקדש לאיסוף והערכת מידע על אשראי מהמועמדים כדי לקבוע אם הם עומדים בתקני האשראי של החברה.

תוך התעלמות אם מחלקת האשראי של החברה מעריכה את מידת האשראי של לקוח שמעוניין לבצע עסקה ספציפית או של לקוח רגיל להקים קו אשראי, הנהלים הבסיסיים זהים, ההבדל היחיד זוהי היסודיות של הניתוח.

חברה תפעל בזהירות מועטה כשהיא מוציאה יותר כסף מהסכום שלקוחותיה רוכשים כדי להעניק להם אשראי. שני השלבים הבסיסיים בתהליך בדיקת האשראי הם השגת פרטי אשראי וניתוח המידע לקבלת החלטת האשראי.

קבלת פרטי אשראי

כאשר לקוח המחפש אשראי מגיע לעסק, מחלקת האשראי בדרך כלל מתחילה בתהליך הערכת אשראי בכך שהיא מבקשת מהבקש למלא טפסים שונים המבקשים מידע פיננסי ואשראי יחד עם הפניות לאשראי. לאחר עבודה על בסיס יישום האשראי, החברה משיגה מידע אשראי נוסף ממקורות אחרים.

אם החברה העניקה בעבר למבקש אשראי, יש לה כבר את המידע ההיסטורי אודות דפוסי התשלום של המבקש. המקורות החיצוניים העיקריים למידע על אשראי ניתנים על ידי הדוחות הכספיים, על ידי משרדי העזר המסחריים, חילופי פרטי האשראי, אימות הבנק והתייעצות עם ספקים אחרים.

דוחות כספיים

על ידי בקשת המבקש למסור את הדוחות הכספיים במשך השנים האחרונות, החברה יכולה לנתח את היציבות הפיננסית של המבקש, את נזילותו, את רווחיותו ואת יכולת החוב שלו. אף על פי שלא מופיע מידע על כללי תשלומי עבר במאזן או בדוח רווח והפסד, ידיעה על מצבה הכלכלי של החברה עשויה להצביע על אופי הניהול הכספי המלא.

הנכונות של החברה המבקשת למסור דוחות אלו יכולה להוות אינדיקטור למצבה הכלכלי. דוחות כספיים מבוקרים הם חובה בניתוח אשראי עבור מועמדים המעוניינים לבצע רכישות גדולות באשראי או המעוניינים לפתוח קווי אשראי.

משרדי חילופי עזר

עסקים יכולים להשיג מידע על אשראי באמצעות מערכות חילופי הפניות, שהיא רשת שמשנה את פרטי האשראי על בסיס הדדי. על ידי הסכמתה לספק מידע אשראי ללשכת אשראי זו על לקוחותיה הנוכחיים, רוכשת חברה את הזכות לבקש מידע מלשכת האשראי הקשורה ללקוחות פוטנציאליים.

הדוחות שמתקבלים באמצעות יחסי חילופי מידע אשראי הם יותר מאשר אנליטיים לגבי מקרים מוגדרים. בדרך כלל מחויבים עמלות עבור כל בקשה.

המטרה הכללית בכל הנוגע לניהול חשבונות חייבים צריכה להיות לא רק לגבות אותם מייד, אלא חלופת העלות-תועלת

חילופי מידע על אשראי ישיר

דרך נוספת להשיג מידע על אשראי יכולה להיות באמצעות עמותות מקומיות, אזוריות או ארציות. ניתן לארגן איגודים אלה כחלק מעמותות תעשייתיות ומסחריות מסוימות. לעיתים קרובות, אגודה בענף מחזיקה במידע אשראי מסוים לרשות כל חבריה.

אימות בנקאי

יתכן שבנק החברה יכול לקבל פרטי אשראי מבנק המבקש. עם זאת, סוג המידע שמתקבל הוא ככל הנראה מעורפל מאוד, אלא אם כן המבקש מסייע לחברה במרדף שלה. בדרך כלל ניתנת הערכה ליתרת המזומנים של החברה.

ספקים נוספים

זה מורכב מהשגת מידע מספקים אחרים שמוכרים את מבקש ההלוואה ושאלתם מהם כללי התשלום והקשרים הבין-עסקיים שלהם.

ניתוח פרטי אשראי

ניתן להשתמש בדוחות הכספיים של חשבונו של מבקש האשראי ולספר חשבונות הזכאים לחישוב טווח החשבונות הממוצע שלו. לאחר מכן ניתן להשוות את הנתון הזה עם תנאי האשראי שהחברה מציעה כיום. שלב שני יכול להיות תקופת חשבונות המבקש לפירעון כדי לקבל מושג טוב יותר על כללי התשלום שלהם.

עבור לקוחות המבקשים הלוואות גדולות או קווי אשראי, יש לבצע ניתוח יחסי מפורט של הנזילות, הרווחיות והחוב של החברה באמצעות הדוחות הכספיים של החברה. השוואה מחזורית של יחסים דומים בשנים שונות אמורה להצביע על כמה מגמות התפתחותיות.

עסק יכול לקבוע יחסי הערכת אשראי או תוכניות המותאמות לתקני האשראי שלו. אין נהלים קבועים, אך על החברה להתאים את הניתוח שלה לצרכיה. זה נותן תחושת ביטחון כי אתה לוקח את הסוגים הרצויים של סיכוני אשראי.

אחת התרומות העיקריות בהחלטה הסופית של האשראי היא שיקול דעתו הסובייקטיבי של האנליטיקאי הפיננסי לגבי היתרונות שיש לחברה לאשראי. כדי לקבוע את מידת האשראי, על המטפל להוסיף את הידע שלהם על אופי ניהולו של המבקש, הפניות מספקים אחרים וכללי התשלום ההיסטוריים של החברה לכל נתון כמותי שנקבע.

בהתבסס על הפרשנות הסובייקטיבית שלך לגבי תקני האשראי של החברה, אתה יכול לקבל החלטה סופית האם יש להעניק למבקש את האשראי וכנראה גם סכום האשראי. לעיתים קרובות החלטות אלה מתקבלות על ידי אדם יחיד, אך על ידי ועדת לבדיקת אשראי.

תנאי האשראי של חברה מפרטים את תנאי התשלום הקובעים לכל לקוחות האשראי.

תנאי אשראי

תנאי האשראי עוזרים לחברה להשיג לקוחות נוספים, אך יש להקפיד מאוד מכיוון שניתן להציע הנחות שעלולות לעיתים להזיק לחברה.

שינויים בכל היבט בתנאי האשראי של החברה יכולים להשפיע על הרווחיות הכוללת שלה. להלן מובאים הגורמים החיוביים והשליליים הקשורים לשינויים כאלה והנהלים הכמותיים להערכתם.

רמה אופטימלית

על החברה לקבוע מהי הרמה האופטימלית של הוצאות הגבייה מבחינת עלות-תועלת.

הנחות לתשלום מהיר

כאשר חברה מקימה או מגדילה הנחה לתשלום מיידי, ניתן לצפות לשינויים והשפעות על הרווחים, זאת מכיוון שהיקף המכירות צריך לגדול, שכן אם חברה מוכנה לשלם את המחיר ליחידה ליום היא יורדת. אם הביקוש הוא אלסטי, המכירות צריכות לגדול כתוצאה מירידה במחיר זה.

כמו כן תקופת הגבייה הממוצעת צריכה להקטין, ובכך להפחית את עלות ניהול החשבונות חייבים. הקיטון בגבייה נובע מהעובדה שכמה לקוחות שלא לקחו בעבר הנחות תשלום עושים זאת כעת.

האומדן של חשבונות רעים אמור לרדת, מכיוון שכפי שלקוחות בממוצע משלמים מוקדם יותר, ההסתברות לחשבון רע צריכה לרדת, טענה זו מבוססת על כך שככל שלקוח לוקח יותר זמן לשלם, כך פחות סביר ש תעשה את זה. ככל שחלף זמן זה, יש יותר הזדמנויות ללקוח להכריז על עצמו כפרעון טכני או פושט רגל.

הן הירידה בתקופת הגבייה הממוצעת והן הירידה באומדן החובות הגרועים אמורים לגרום לעלייה ברווחים. החיסרון של עלייה בהנחה במזומן הוא ירידה במרווח הרווח ליחידה ככל שיותר לקוחות לוקחים את ההנחה ומשלמים מחיר נמוך יותר.

הפחתה או ביטול הנחה לתשלום מהיר יש השפעות הפוכות. ניתן להעריך את ההשפעות הכמותיות של שינויים בהנחות לתשלום מיידי בשיטה הדומה להערכת שינויים בתנאי אשראי.

תקופת הנחה לתשלום מהיר

ההשפעה נטו של השינויים בתקופת ההיוון לתשלום מהיר די קשה לניתוח בגלל הבעיות לקביעת התוצאות המדויקות של השינויים בתקופת ההיוון המיוחסות לשני כוחות הקשורים לתקופה הממוצעת של תַשְׁלוּם.

כאשר מוגבלת תקופת ההנחה בתשלום מוקדם יש השפעה חיובית על הרווחים מכיוון שלקוחות רבים שלא לקחו את הנחת התשלום המוקדם בעבר עושים זאת וכך מקטינים את תקופת הגבייה הממוצעת.

אם בעת מתן אשראי הלקוח מחליט לשלם את חשבונו בתקופה קצרה יותר מהתקופה שנקבעה, הוא היה זכאי להנחה.

עם זאת, ישנה גם השפעה שלילית על הרווחים כאשר תקופת ההיוון מוגדלת מכיוון שרבים מהלקוחות שכבר לקחו את ההנחה במזומן עדיין יכולים לקחת אותה ולשלם מאוחר יותר, ומעכבים את תקופת הגבייה הממוצעת. קשה לכמת את ההשפעה נטו של שני כוחות אלה על תקופת האיסוף הממוצעת.

תקופת אשראי

שינויים בתקופת האשראי משפיעים גם על הרווחיות של החברה. ניתן לצפות להשפעות רווח מגידול בתקופת האשראי כמו גם מגידול במכירות, אך סביר להניח כי גם תקופת הגבייה וגם אומדן החובות הגרועים יגדלו, כך שההשפעה נטו על הרווחים עשויה להיות שלילית.

מדיניות גבייה

מדיניות הגבייה של החברה הינה הנהלים לפיה גביית חשבונות חייבים בעת פירעון. ניתן להעריך באופן חלקי את יעילות מדיניות הגבייה של החברה על ידי בחינת רמת אומדן החוב הרע.

רמה זו אינה תלויה רק ​​בפוליסות הגבייה אלא גם במדיניות האשראי עליה מושתת אישורה. בהנחה שרמת החשבונות הגרועים המיוחסים למדיניות האשראי של החברה היא קבועה יחסית, ניתן לצפות כי עלייה בהוצאות הגבייה תפחית את החשבונות הקשים לאיסוף של החברה.

הגידול בהוצאות הגבייה אמור להפחית את אומדן החובות הרעים ואת תקופת הגבייה הממוצעת ובכך להגדיל את הרווחים. עלויות אסטרטגיה זו עשויות לכלול מכירות אבודות כמו גם הוצאות גבייה גבוהות יותר אם רמת ניהול הגבייה היא אינטנסיבית מדי; במילים אחרות, אם החברה מפעילה לחץ רב מדי על לקוחותיה לשלם את חשבונותיהם, הם יכולים להתעצבן ולקחת את עסקיהם למקום אחר, ובכך להפחית את מכירות החברה.

על החברה להקפיד לא להיות אגרסיבית מדי בניהול הגבייה שלה, אם התשלומים לא יתקבלו עד לתאריך החייב עליה להמתין פרק זמן סביר לפני שתתחיל בהליכי הגבייה.

שיטות נוהל איסוף

בדרך כלל משתמשים בצורות שונות של נהלי איסוף. ככל שחשבון מתיישן יותר ויותר, ניהול הגבייה הופך להיות אישי ומחמיר יותר. נהלי האיסוף הבסיסיים המשמשים לפי הסדר שבוצעו בדרך כלל בתהליך האיסוף.

• מכתבים: לאחר מספר מסוים של ימים ממועד הפירעון של קבלת חשבון, החברה שולחת בדרך כלל מכתב בתנאים טובים, ומזכירה ללקוח את התחייבותו. אם החשבון לא מחויב תוך פרק זמן מסוים לאחר שליחת המכתב, נשלח מכתב שני, יותר ציוני. מכתבי גבייה הם הצעד הראשון בתהליך הגבייה עבור חשבונות מאיחור. שיחות טלפון: אם המכתבים חסרי תועלת, מנהל האשראי של החברה יכול להתקשר ללקוח ולדרוש תשלום מיידי. אם ללקוח יש תירוץ סביר, ניתן לערוך הסדרים להארכת תקופת השכר. שימוש בסוכנויות גבייה: חברה עשויה למסור חובות רע לסוכנות גבייה או לעורך דין לצורך אכיפה. בדרך כלל העמלות בגין ניהול גבייה מסוג זה הן די גבוהות וייתכן שניתן לקבל אחוז נמוך בהרבה ממה שאתה מצפה לקבל. נוהל משפטי: זהו הצעד המחמיר ביותר בתהליך הגבייה. זוהי אלטרנטיבה בה משתמשת סוכנות הגבייה. ההליך המשפטי אינו רק מכביד, אלא יכול להכריח את החייב להכריז על פשיטת רגל, ובכך לצמצם את האפשרות לעסק עתידי עם הלקוח ומבלי להבטיח את קבלת ההעברות הסופית.

יש נקודה שמעבר לכך שעלויות גבייה נוספות אינן מספקות תשואה מספקת; על החברה לקחת בחשבון נקודה זו.

זהו סוף מעגל ניהול זה של חשבונות חייבים, שכפי שהוסבר במאמרים הקודמים, הוא בעל חשיבות רבה עבור החברה ועבור האחראים על התחום הכספי והחשבונאי.