במהלך החודשים האחרונים של השנה והראשון לחדש, ארגונים מבצעים תרגילי השתקפות ותכנון שהם מכנים "אסטרטגיים" כדי לבנות את קווי העבודה השונים של התקופות הבאות (למשל, חודשים, רבעים, סמסטרים, שנים) לקראת. מצב שמונח כרצונך.
מניסיוננו, ישנם כמה גורמים שצריך לקחת בחשבון כדי שתכנון אסטרטגי יהיה מוצלח:
1. קבע את המטרה של סדנת התכנון
סדנאות תכנון הם אמצעי להשגת מטרה. לפיכך, על ההנהלה הבכירה לקבוע את המטרה והמטרות של תרגילי התכנון שיבוצעו על ידי תשובת השאלה: מה אני רוצה?
2. הגדרת התוצרים והתוצאות הצפויות
למרות שזה נראה טריוויאלי, מרכיב אחד של הצלחה הוא הגדרת המוצרים שאתה רוצה להשיג מהפעילויות שבוצעו. מתוך הדוח או הזיכרון, פורמטים, חתימת הסכמים, חומר תמיכה (אודיו, וידאו, תמונות), בין היתר המדגימים כי הושגה המטרות המוצעות וגם יישום ההסכמים ותוכניות העבודה מובטח.
3. בחירת המשתתפים
המשתתפים מייצגים את תחום והיקף האחריות של המערכת המתוכננת ויש צורך לבחור בהם כדי להשיג כי השחקנים הם בעלי הסמכות הנדרשת בסדנה ובפעולות שלאחר מכן. המספר לא אמור להיות מגבלה מכיוון שישנן מתודולוגיות לשתי הקבוצות הקטנות (כלומר פחות מ- 20 איש) לקבוצות גדולות (למשל מאות או אלפי אנשים).
4. הבנת היחסים הפנימיים בין המשתתפים
עיצוב נכון של סדנת תכנון חייב לשקול את היחסים הבינאישיים בין השחקנים, במיוחד אם יהיה מפגשים בקבוצות עבודה על מנת למנוע הרסניים ומיותר דיונים בסוף התרגיל, ואת להיפך, לאפשר שוויון בכול רֶגַע.
5. בחירת המתודולוגיה לשימוש
קשת ה- M לתכנון כללי זהה ברוב המתודולוגיות ונעה בין חקר הסביבה, אבחון המערכת, הגדרת המצב הרצוי, הגדרת הצעות או קווי פעולה והתפתחותן.
עם זאת, בהתאם למטרה המבוקשת (ראה נקודה 1) מודל התכנון חייב להיות שונה. תרגיל לתכנון תקציבי לעומת תרגיל בחיפוש אחר פרדיגמות ארגוניות חדשות אינו זהה, או מושב עם 15 אנשים לעומת הקונצנזוס הגבוה להקמת פדרציה כמו זו של דרום אפריקה בהשתתפות כל הקבוצות האתניות.
6. עיצוב סדר יום העבודה או שלבי הסדנה
לכל תרגיל תכנון חייבת להיות תוכנית של זמנים משוערים לכל שלב, דינמיקה, מליאה, מפגש, בין שאר האלמנטים כדי להבטיח שתוך פרק זמן יושאו התוצרים וכתוצאה מכך את המטרות הצפויות.
7. קבלו את ההחלטה לעשות זאת לבד או עם מנחים חיצוניים
תמיד מומלץ לשכור מומחים חיצוניים לביצוע סדנאות התכנון מכיוון שזה האמצעי לגישה למתודולוגיות שונות, אך חשוב מכך, משתתפי החברה יכולים להתמקד בדיון ובבנייה של התוכנית שלהם ולהשאיר שלישית, בצעו פעולות גישור והנחיה, כמו גם תיעוד של מסרים ותוצאות.
8. הכנת חומרים לשימוש בסדנה
עם העיצוב שאושר על ידי הארגון, יש צורך לעצב ולשאת את כל החומרים הנדרשים בסדנה, לא רק חומרי כתיבה בסיסיים ואודיו-ויזואליים, אלא חומרים חזותיים (למשל פוסטרים, מדריכים), פורמטים (למשל נייר או אלקטרוני), מדיה חילופי מידע (למשל רשתות, מקלות USB), בין היתר, הן למפגשי מליאה והן, במידת הצורך, גם להפעלות בקבוצות עבודה.
9. תיעוד של כל המידע והתוצאות שנוצרו
סדנאות התכנון מייצרות מידע מגוון, בין אם מילולי, כתוב או אפילו בשפת גוף, אשר ברוב המקרים אינו מתועד כחלק מהתיק.
תכנון טוב של סדנאות שוקל את נושא התיעוד האלקטרוני, הצילומי, הווידיוגרפי, הקלטות האודיו, סטנדרטיזציה עם פורמטים או רשומות של כל שלב ושלב בתרגיל התכנון.
10. הפקת תוכניות עבודה מיידיות "30-100"
סיכון של כל תרגיל בתכנון אסטרטגי הוא ביצוע מאוחר או פשוט השמטת הפעולות, ולכן, מומלץ לכל המשתתפים באחריות ברורה למשך 30 וה 100 הימים שלאחר הסדנה לביצוע פעולות מיידיות ומתקנות, בניית צוות ותחילת פעולות שיישאו פרי ברבעים או בסמסטרים הבאים.
תרגיל תכנון טוב נמדד בשני ממדים: הראשון מבחינת אופוריה ואהבה לביצוע אירוע תכנון משביע רצון והממד השני נמדד לפי מידת היישום של כל הפעולות המוצעות וכמובן, השגת היעדים והיעדים שנקבעו.
לבסוף, יש לבחון את כל תוצאות התרגיל התכנוני מעת לעת (לפחות רבעוני) ויש לשנותם כאשר הארגון נדרש להתמודד עם סביבתו ולשפר את יכולת התגובה שלו.
בקר בדף המחבר:
