משוב הוא פעילות שיכולה להפוך לכלי שיפור חשוב ביותר, אפילו יתרון תחרותי, אולם השימוש בו נשכח על ידי ארגונים רבים ומטרתו האמיתית הוצגה באופן שגוי באחרים בגלל שימוש לא נכון בה.
המשמעות המקורית של המשוב היא לשתף עם אדם או קבוצה מהם את ההצעות, הדאגות והתצפיות שזוהו במעשה כלשהו או בתהליך כלשהו על מנת לשפר את תפקודם. זו הסיבה שמה שנקרא "משוב" מצוין לחיסול שגיאות, כישלונות וחטאים בצוותי עבודה, אנשים וארגונים שלמים.
למרות זאת, חברות רבות שמו בצד את התרגול. פשוט אין להם הרגל לבדוק ולנתח את דרכי העבודה שלהם. או משום שהם נמנעים מלהתעמת עם משתפי הפעולה שלהם; הם חוו חוויות שליליות עם יישומי משוב שגויים או פשוט מכיוון שהם לא לוקחים את הזמן לעשות זאת. במוסדות אלה מקובל שאותן טעויות יחזרו על עצמן, אם על ידי אותו אדם או על ידי מישהו אחר.
אנו מגלים כי הדברים נעשים תמיד באותה צורה, אך לא מכיוון שיש להם מערכת הפעלה יעילה, אלא מכיוון שהם חסרי חדשנות. במקרים אלה, חוסר התקשורת והאסרטיביות הופכים לחגורת מסוע כמו אלו של מזוודות שדה תעופה, רק במקום שמזוודה תחלוף לפנינו מדי פעם, מה שמופיע שוב אותן טעויות ונהלים רעים.
מצד שני, יש חברות שעושות משוב בפועל, אך השימוש השגוי בכלי התקשורת הזה גורם לו לאבד את יעילותו ואיתו את האפשרות להפוך לארגונים חכמים אמיתיים, בהם למידה מתמדת מאפשרת להם לפתח הוצאות להורג טובות יותר, להפחית עלויות, הגברת האפקטיביות, חדשנות, פיתוח צוות עם ביצועים גבוהים וכו '.
קל מאוד לזהות אם המשמעות המקורית של המשוב כבר עוותה בארגון שלנו. לדוגמה, אם אתה מתקשר כי תתקיים פגישה כדי לתת משוב, מה שאתה חושב אוטומטית הוא שאלות שליליות, אז אנחנו בדרך הלא נכונה. בחשיבה שלילית אני מתכוון לסוג הבא של אסוציאציות נפשיות ביחס למשוב: "הם הולכים לקבל את תשומת ליבי", "הם רק הולכים לבקר את העבודה והביצוע שלי"; "הגיע הזמן לעינויים ותלונות"; "זה זמן הנקמה", "אני אצטרך להקשיב לעצת פפה או האדון המושלם"; וכו ' חבל שתהליך שיכול להיות כל כך מעשיר ועוזר ביצירת למידה ושיפור הפרודוקטיביות הופך לכאב ראש או מרחב לתיקון או ביקורת על הביצועים של מישהו אחר.
עם זאת, לא הכל אבוד, אנו יכולים לשחזר את תחושת המשוב האמיתית ובעזרתה את היתרונות שהיא יכולה להביא לאדם, לצוות שלנו או לארגון כולו. כאשר אנו לומדים לתת ולקבל משוב בצורה מקצועית, אנו פותחים את האפשרויות לשיפור ונוכל ליצור יתרון תחרותי גדול בחברתנו.
נזכור כי כרגע אחת הסגולות של חברות מצליחות היא לבצע שיטתיות של תהליכי הלמידה שלהן וכדי להשיג אותם אנו צריכים לנצל את ההצלחות והטעויות שלנו. כאשר אנו מבצעים פעילות רלוונטית או מסיימים מחזור או תהליך, חשוב לנתח את מה שעשינו טוב, מה אנו יכולים לשפר ומה עלינו למנוע מלהתרחש שוב, וכן לזהות מה גרם לנקודות הקודמות. זהו לב ומטרת המשוב, כשאנחנו לא עושים את זה או נקבל אותו בגישה פרואקטיבית, בטח מה שיהיו יהיו השלכות שליליות.
ביניהם, אחד הנפוצים ביותר הוא כי קשרים מקצועיים נפגעים והאמון בקרב עמיתים שהשתתפו בזמן "הרטרו" פוחת.
10 רעיונות מעשיים לקבלת משוב יעיל בחברה
אז בואו נסתכל על עשר נקודות מעשיות שיכולות להועיל לנו כדי להפיק את המרב מתהליכי המשוב בארגונים שלנו.
1. מתן משוב אמור להיות תהליך תכוף
זכרו כי המטרה המרכזית היא לייצר למידה ושיפור. למרבה הצער יש ארגונים שקיימים פגישות משוב רק כל חצי שנה או בסקירת הביצועים השנתית. דמיין שחקן טניס או שחקן גולף שהמאמן שלו אומר לך רק מה לשפר פעם או פעמיים בשנה. זה יהיה נורא מכיוון שעד אז הוא בטח כבר הפסיד בטורנירים רבים. עליכם לקבל משוב לאחר כל טורניר או אפילו במהלכו. בדרך זו תוכלו לתקן בזמן ולשפר את תוצאותיכם באופן מיידי. בחברות זה נוח לעשות את אותו הדבר.
2. משוב צריך להיות משהו שיטתי או מבוסס כמקובל
חשוב לכלול את מפגש המשוב כחלק רשמי מכל תהליך. בפרויקטים קצרים רצוי לעשות זאת לאחר שיסיימו ובתהליכים ארוכים יותר, רצוי לתזמן מספר מפגשים, כך שניתן יהיה לתקן שגיאות ולהפיק את ההצלחות לאורך הדרך.
3. משוב אינו ויכוח
זו נקודה שנשכחת בדרך כלל והופכת הפעלות משוב לקרבות סיפור עלילתי אמיתי. כשמישהו נותן לנו משוב, כל שעלינו לעשות הוא להקשיב, לרשום ולהחליט מה אנחנו הולכים לקחת לצמיחה שלנו ואילו רעיונות אנחנו הולכים למחוק. הפעלות אלה אינן כדי להסביר או להצדיק את עצמנו. מפגשי העבודה והניתוח הם כדי לדון בנקודות, מפגשי המשוב אינם.
4. כשאנחנו נותנים משוב עלינו להסתמך על עובדות
כדי לשמור על אובייקטיביות, עלינו לתאר את מה שקרה, לא את הפרשנויות והדעות שלנו בנושא. בדוק לפני שאתה מדבר אם אתה מגובה בהנחות או באירועים ניתנים לאימות. בואו נזכור שאנשים חושבים על סמך הפרשנויות שלנו ומאבדים אובייקטיביות. כדי להימנע מכך עלינו להגיב על העובדות. הדרך הקלה ביותר לעשות זאת היא על ידי תיאור מה שקרה וציטוט של דוגמאות ספציפיות.
5. התהליך האידיאלי הוא פנים אל פנים
למרות שכעת הטכנולוגיה מאפשרת לנו לקיים פגישות מרוחקות, הדבר האידיאלי הוא לקיים את המפגשים האלה באופן אישי כדי לשתף את המידע במבטו של האדם האחר בעיניים. טעות נפוצה היא לדבר בהתבוננות בתקרה, ברצפה, בחלונות וכו '. זה מפר את האמון ומוריד את יעילות התהליך. אם אתה מתכוון לעשות זאת מרחוק, מומלץ להשתמש במערכת הווידיאו בכדי שתוכל לראות את האחרת ולא רק את מערכת השמע.
6. תנו משוב על דברים שהאדם האחר יכול לשנות
הרעיון הוא לייצר למידה ושיפורים, מאותה סיבה מוקד השיחה צריך להפעיל מצבים בהם לאדם הנ"ל יש אפשרויות שינוי.
7. יש לתת על מי הנוכח
למרות שזה ברור מאליו, יש אנשים שמבלבלים את המשוב עם הדיבורים על הנעדר. זה לא משוב, זה רכילות. האם מישהו יכול לשנות את מעשיו בנוגע למשהו שלא הגיבו עליו? יש לתת משוב למעורב.
8. זה חייב להיות בזמן
המשמעות היא שאסור לנו לאפשר יותר מדי זמן לעבור. אין טעם לתת "רטרו" על משהו שקרה לפני חודשיים. יש לעשות זאת מייד כדי שכולם יזכרו במה שנאמר ויכולים לתקן זאת במהירות.
9. עלינו לעשות זאת מתוך כוונה לעזור, לא להעניש
לפני מתן משוב, עלינו לרשום על הגיליון את הנקודות שאליהן נתייחס; זהה את העובדות שנצטט ונוודא שכוונתנו אינה ללעג, לנקום או להעניש את האחר. אם עשינו זאת, לא רק שהפגישה ההיא לא תהיה יעילה, אלא גם תעוות את המשמעות של כל משוב שאנו נותנים אחר כך, מכיוון שהמילה תתפשט שאנחנו עושים את זה כדי לפגוע, לא כדי לעזור.
10. הכנס משוב לתהליכי שיפור מתמשכים
בואו להשתמש במשוב כפעולה נפוצה בתהליכי השיפור שלנו, אישיים וקבוצתיים כאחד. נזכור שלא רק אנו יכולים לתת משוב, אנו גם דורשים לקבל אותו. זה מרמז על ענווה ועל יחס הלומד. אנו אולי לא אוהבים את מה שאנחנו שומעים, אך ללא ספק זה מה שאנחנו צריכים לשמוע.
הנקודות הקודמות הן רעיונות שיכולים להגביר את היעילות של תהליכים אלה, אך החלק הרלוונטי מופיע מיד אחריו והוא מורכב מלהוציא לפועל את מה ששמענו ולעזור למי שנותן משוב לפעול על פי האתגרים שלהם. בסופו של דבר, מה שאנחנו מחפשים הוא להשיג רמות טובות יותר של ביצוע ותוצאות.
